チェックインや会計処理の回転スピードが求められるビジネスホテルでは、限られたスタッフで効率的にフロント業務をこなす体制が必要です。出張利用や短期滞在の宿泊客が多く、対応の迅速さと正確さが運営の成否を分ける中、業務全体を一元管理できるホテル管理システム（PMS）が注目されています。
本記事では、実際にPMSを導入したビジネスホテルの事例をもとに、具体的な課題解決と導入成果について解説していますので、PMSの導入を検討しているビジネスホテル運営者は参考材料としてご活用ください。
ビジネスや観光の拠点として利用されている宇多津グランドホテルは、シングル59室、ツイン15室、和室15室など全99室を備えています。従来のシステムは、膨大な予約・会計情報をスタッフの手作業で入力する必要があり、誤入力によるトラブルが発生していました。
システムを刷新するタイミングでPMSを導入した結果、予約や会計などが自動化され、ホテルのオペレーション業務が大きく改善。業務効率と正確性が大幅に向上し、ヒューマンエラーのリスクも解消されています。
大手ビジネスホテルチェーンのワシントンホテルにおける事例です。山形七日町のホテルでは旧来の基幹業務用コンピューター（オフコン）を、一方の山形駅西口のホテルではサーバーを自社内に設置するオンプレミス型のシステムを使用していました。
クラウド型のPMSを導入したことで、山形七日町のホテルはサーバーを自社内に設置するよりも初期費用を抑えることに成功しています。山形駅西口のホテルはシステムの汎用性と将来的な拡張性が向上し、これまで連携が難しかった自動精算機やタブレット式のレジカードにも対応できるようになりました。
2つの事例から、ビジネスホテルごとの運用課題に適した機能を備えているPMSの選定が成功の要因だとわかります。PMSを導入する際は、費用の安さや機能の多さで選ぶのではなく、自施設の運営形態や将来性に合った機能を備えているものを選び、コストパフォーマンスと導入効果を十分に引き出せるようにしましょう。
本サイトでは、PMSの導入や入れ替えをご検討の方に向けて、「導入・ランニングコストを抑えたい」「自動化・省人化を実現したい」「複数拠点を一元管理したい」という、よくあるニーズ別におすすめPMSを紹介しています。システム選定の参考にご覧ください。
出張利用など短期滞在の多いビジネスホテルでは、限られた人数で回すフロント体制が一般的です。チェックイン／アウト、予約管理、会計、顧客情報管理といった業務を短時間で正確にこなす必要があります。
特に平日朝や夕方のチェックインラッシュ時には、対応速度と正確性を両立しなければいけません。紙台帳やエクセルで管理していると、作業の属人化や入力ミスが発生しやすくなり、顧客対応の品質にばらつきが生じます。
PMSを導入すれば、これらの業務を一元管理できるほか、システムによっては一部作業を自動化することも可能。ヒューマンエラーを防ぎながら、対応の品質向上や業務効率化を図れます。
ビジネスホテルは観光型ホテルと違い、宿泊単価を抑えながら客室稼働率を高く保つ運営スタイルが一般的。多機能な高額システムを導入すると費用対効果が見合わない可能性があるため、本当に必要な機能を厳選することが大切です。
また、フランチャイズや多店舗展開をしているブランドでは、施設ごとの客室数や業務量に応じてPMSの仕様を変える必要があります。導入前には柔軟なカスタマイズ性や拡張余地、サポート体制まで含めて総合的に検討しましょう。
チェックインから会計、レポート出力までの業務を一元管理でき、業務効率化を図れる点がメリットです。特にビジネスホテルは、フロント対応のスピードが宿泊者の印象に直結しやすいため、顧客満足度にも寄与します。
また、売上や稼働率のデータを自動で集計・分析できるのもメリットです。曜日別・時間帯別の需要傾向を把握して、宿泊料金の設定や人員配置の適正化を図れます。
ビジネスホテルは、観光型ホテルと比べて宿泊単価が抑えられている傾向があるため、PMS導入においては「必要な機能を、適正な金額で利用できるか」が極めて重要な判断軸となります。
高機能なPMSを選んでも、実際に使う機能や利用できる範囲が限られていれば意味がありません。初期費用だけでなく、運用時に発生する月額料金や保守サポート料金も把握し、必要な範囲に絞って投資しましょう。
例えば、小規模なビジネスホテルの場合、少人数スタッフで複数業務を兼任するケースが多いため、わかりやすく操作ステップの少ない画面が好まれます。これはシステム操作の学習コストが低く、属人化を防げるためです。
一方で、中〜大規模ホテルの場合、単純なシンプルさだけでは対応が難しくなります。法人客・団体予約への対応（部屋割りや精算処理）や複数部署による分担操作など、情報量や操作対象が増えるため、見たい情報にすぐアクセスできる構造化された操作画面が求められるのです。
施設規模と業務密度に適した操作画面のPMSを選定することが、運用のしやすさに直結します。
運営しているビジネスホテルの課題によって、必要な機能は異なります。例えば、混雑時のフロント業務が回っていないなら、無人チェックイン端末とPMSをAPIで連携させる機能が必要です。チェックアウトの待機時間に課題があるなら、QR決済や交通系ICとの連携機能が求められます。
実際の運用現場における課題をヒアリングし、解決する機能が備わっているPMSを選定することが、導入後のミスマッチを防ぐポイントです。
PMSに求める機能や優先事項は、施設の規模や業態によって異なります。
こちらでは「コストを抑えたい」「省人化したい」「複数拠点をまとめて管理したい」といった、宿泊施設ごとの目的に合ったPMSをご紹介。
PMSの導入や入れ替えを検討する際の参考にしてください。
