ホテル管理システム（以降、PMS）の導入を成功させるためには、製品の選び方を事前に把握しておくことが大切です。本記事では、自社の課題を解決するPMSを見極めるポイントや、複数の製品を比較検討する際の具体的な視点まで、担当者が押さえるべき要点を解説します。
PMSを選定する際には、宿泊施設の規模に適した契約形態や料金体系を慎重に見極める必要があります。たとえば小規模施設の場合は、初期費用や運用費用を抑えやすいID単位の従量課金制（ID契約制）が適しているケースが多く、無駄な支出を避けて経営基盤の安定化を優先したい場合に有効です。
一方で、中規模～大規模ホテルや多店舗運営を視野に入れている場合は、一定の定額料金で複数拠点を一括管理できるパッケージプランやマルチプロパティ対応など、将来的な拡張性と運用の柔軟性を重視することが重要です。施設の成長フェーズや投資計画を踏まえ、自社に適した契約モデルと拡張性を持ったPMSを選ぶことが、無理のないシステム運用と安定経営につながります。
確認すべきは、予約管理や顧客管理、売上・会計管理といった基本的な機能の網羅性だけではありません。
ビジネスホテルでは法人請求やセルフチェックイン、リゾートホテルでは多言語対応やアクティビティ予約、旅館では和室管理や食事提供管理など、ホテルの業態ごとに必要な機能は異なります。
現場に定着しやすいシステム導入が実現するには、自社のオペレーションやサービスに直結する業態特有の機能を備えているか、業務フローに適合するカスタマイズ性や拡張性があるかなどを具体的に確認することが大切です。
フロントスタッフやバックヤード担当者が画面を見て迷わずに操作できるUI（ユーザーインターフェース）は、業務効率化の観点で非常に重要です。現場のITリテラシーに合わせて分かりやすい画面構成になっているか、マニュアルを見なくても主要操作が完結する設計になっているかがポイントとなります。
スマートフォンやタブレットなど、PC以外の端末での操作にも対応しているかどうかも、運用の柔軟性を左右します。
製品によって契約形態や支払い方法は異なります。PMS導入の費用対効果を正確に比較するためには、初期費用だけでなく、運用費用を含めた総額での試算が必要です。
例えば、PCや端末の台数によって費用が決まる場合、10台導入と50台導入では金額が大きく変わってきます。5年・10年単位で運用費用を含めた長期シミュレーションを行い、稟議・投資判断の精度を高めることが大切です。
システム導入後の安定稼働は、提供元のサポート体制に大きく依存します。初期設定やデータ移行の支援、導入後の操作研修といったフォロー体制が整っているかを確認しましょう。
また、夜間のトラブルにも対応可能な24時間365日の電話サポートやチャットサービスは、ホテル運営において必須の条件です。繁忙期対応、団体予約管理、業界特有の法規制への対応など、ホテル業界の業務に精通したスタッフによる相談サポートは、長期的なパートナーを見極める要素になります。
PMSの導入効果を最大化するには、施設の規模や業態に合った機能を備えている製品を選ぶ必要があります。優れた機能を備えていても、安く導入できたとしても、現場に浸透・定着しなければ十分な効果を得られません。
まずは、どんな課題を解決するために導入したいのかを明確化したうえで、施設の規模や業態に適したシステムを選びましょう。
本サイトでは、PMSの導入や入れ替えをご検討の方に向けて、「導入・ランニングコストを抑えたい」「自動化・省人化を実現したい」「複数拠点を一元管理したい」という、よくあるニーズ別におすすめPMSを紹介しています。システム選定の参考にご覧ください。
PMSに求める機能や優先事項は、施設の規模や業態によって異なります。
こちらでは「コストを抑えたい」「省人化したい」「複数拠点をまとめて管理したい」といった、宿泊施設ごとの目的に合ったPMSをご紹介。
PMSの導入や入れ替えを検討する際の参考にしてください。
