近年、ホテルや旅館などの宿泊施設において、業務効率化のために清掃管理システム（清掃ツール）を導入するケースが増えています。しかし、「ツールを入れたのに、結局フロントへの確認作業がなくならない」「うまく現場で活用できていない」と頭を悩ませている運営責任者の方も多いのではないでしょうか。
実は、清掃システム「単体」での導入には限界があります。フロントのリアルタイムな状況が分からない状態では、ツール本来のポテンシャルを引き出すことはできません。
この課題を根本から解決し、清掃業務を真に効率化する鍵となるのが、PMS（宿泊管理システム）との「連携」です。本記事では、清掃システム単体で残ってしまう手作業のリスクと、これから導入するPMSを連携させることで実現する清掃業務の完全自動化について詳しく解説します。
せっかくデジタルツールを導入したにもかかわらず、PMSと連携していないために現場に残ってしまっている非効率な業務。具体的にどのような手作業が課題となっているのでしょうか。
PMSと連携していない場合、その日の清掃スケジュールを組むために、スタッフが手作業でデータを移し替えなければなりません。
前日の夜や当日の朝、フロントスタッフが清掃システムの管理画面へ部屋の状況を一つひとつ手入力（転記）するのは手間がかかるものです。件数が多ければ時間を要するだけでなく、入力ミスによる清掃漏れのリスクが伴います。
清掃スタッフにとって一番知りたいのは「今、どの部屋のお客様がチェックアウトして、清掃に入れる状態か」というリアルタイムな情報です。しかしツールが独立していると、フロントでチェックアウト処理が行われても、清掃ツール側には自動反映されません。
結果として、「101号室のお客様、チェックアウトされましたか？」「はい、アウトしました」といった、インカムや内線電話でのアナログな確認作業が残り続けてしまいます。
レイトチェックアウトへの変更や、急な部屋の移動など、当日のイレギュラーな予定変更は宿泊業では日常茶飯事です。フロントがPMS上の情報を書き換えても、それが清掃システムに連動していなければ、現場の清掃スタッフは古い情報のまま動いてしまいます。
まだお客様が部屋にいるのに清掃に入ってしまったり、逆に清掃が必要な部屋が放置されたりといった、クレームに直結する行き違いが発生しやすくなるのも課題の一つです。
ツール単体導入の限界を無くすには、宿泊施設の司令塔となるPMSを中心に、清掃システムをAPI連携で繋ぐことが不可欠です。PMSを連携させることで、以下のような自動化が実現します。
フロントスタッフがPMS上でゲストのチェックアウト処理を行うと、そのデータが清掃システムへ送信されます。すると、清掃スタッフが持つタブレットやスマートフォンの画面上では、該当の部屋が自動的に「清掃可能」というステータスへ変更。
その結果、フロントからの連絡を待つ時間や、インカムでの都度確認の負担が大幅に削減され、清掃スタッフは画面を見るだけで、無駄なくスムーズに次の部屋の清掃に取り掛かれます。
PMS上で確定した部屋割りのデータや、「連泊（ステイ）」か「出発（アウト）」かといった情報も、自動で清掃システムに同期されるため、前日や当日の朝に行っていた手作業によるデータの転記が自動化されます。
当日にレイトチェックアウトや部屋変更が生じた場合でも、PMSの変更内容がリアルタイムに清掃システムへ反映されるため、情報の行き違いによるトラブルのリスクを未然に軽減できます。
清掃管理システム単体での運用（Before）と、PMSを導入・連携させた後の運用（After）を比較すると、業務フローの違いは一目瞭然です。
清掃管理システムは、現場のペーパーレス化などに役立つ便利なツールです。しかし、それらはフロントのリアルタイム情報と繋がって初めて、「真価」を発揮します。
既存の清掃システムの活用効果をさらに高め、フロントと清掃部門間のやり取りを効率化するためには、外部ツールとの連携力に優れたPMSを導入し、ハブとして活用することが重要です。
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PMSに求める機能や優先事項は、施設の規模や業態によって異なります。
こちらでは「コストを抑えたい」「省人化したい」「複数拠点をまとめて管理したい」といった、宿泊施設ごとの目的に合ったPMSをご紹介。
PMSの導入や入れ替えを検討する際の参考にしてください。
